Γιατί η προστασία των δεδομένων δεν είναι προαιρετική είναι προϋπόθεση επαγγελματισμού.

Καθημερινά επαγγελματίες του χώρου χειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες: ονόματα, τηλέφωνα, συμβόλαια, τραπεζικά στοιχεία, τίτλους ιδιοκτησίας. Η εμπιστοσύνη είναι το παν και η διαχείριση από τα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα των πελατών είναι καρδιά αυτής της εμπιστοσύνης.

Ένα μικρό λάθος όσον αφορά την ασφάλεια μπορεί να κοστίσει όχι μόνο χρήματα αλλά και την φήμη του του γραφείου.

Παρακάτω θα δούμε πώς προστατεύουμε τα δεδομένα και πως ενισχύουμε τον επαγγελματισμό με σωστά βήματα.

Χρήση CRM με Ενσωματωμένα Συστήματα Ασφαλείας

Η αποθήκευση πληροφοριών σε μη προστατευμένα μέσα, όπως τοπικά αρχεία ή πρόχειρες βάσεις δεδομένων, αυξάνει τον κίνδυνο παραβίασης και διαρροής. Η αξιοποίηση ενός επαγγελματικού CRM, όπως το iHomeCRM, εξασφαλίζει:

1. Κρυπτογράφηση δεδομένων
2. Ελεγχόμενη πρόσβαση χρηστών
3. Αυτόματα back-ups σε ασφαλείς servers

Με αυτόν τον τρόπο αποτρέπονται διαρροές δεδομένων και διασφαλίζεται η συμμόρφωση με τον GDPR.

Διαχείριση Ρόλων και Δικαιωμάτων Πρόσβασης

Η ορθή κατανομή ρόλων που ορίζει μόνο ο διαχειριστής του CRM περιορίζει την πρόσβαση μόνο στα απαραίτητα δεδομένα για κάθε χρήστη.

Αυτό συμβάλλει:

1. Στον περιορισμό των εσωτερικών λαθών
2. Στην αποφυγή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης
3. Στην ενίσχυση της εσωτερικής ασφάλειας της επιχείρησης

Καταγραφή και Ιχνηλάτηση Ενεργειών Χρηστών

Η ύπαρξη αρχείων καταγραφής (logs) επιτρέπει την πλήρη ιχνηλάτηση κάθε ενέργειας στο σύστημα:

1. Ποιος χρήστης πραγματοποίησε αλλαγές
2. Σε ποια χρονική στιγμή
3. Σε ποια δεδομένα ή εγγραφές

Η δυνατότητα αυτή είναι απαραίτητη σε περιπτώσεις εσωτερικού ελέγχου ή επίλυσης διαφορών.

Διπλή Επαλήθευση Πρόσβασης (2FA)

Η ενεργοποίηση μηχανισμού δύο επιπέδων επαλήθευσης ενισχύει την ασφάλεια πρόσβασης στους λογαριασμούς χρηστών. Το 2FA λειτουργεί ως δεύτερο φράγμα προστασίας σε περιπτώσεις όπου κάποιος αποκτήσει τους κωδικούς εισόδου.

Εκπαίδευση Χρηστών και Καθημερινή Επιμέλεια

Καμία τεχνική λύση δεν είναι αποτελεσματική χωρίς αντίστοιχη ευαισθητοποίηση του προσωπικού. Η εκπαίδευση των χρηστών σε βασικές αρχές ψηφιακής ασφάλειας είναι ουσιώδης:

1. Ασφαλείς κωδικοί
2. Προσοχή σε phishing emails
3. Αποφυγή πρόσβασης από μη ασφαλή δίκτυα

Η ασφαλής διαχείριση δεδομένων δεν αποτελεί πολυτέλεια αλλά απαραίτητο θεμέλιο για την εύρυθμη και νόμιμη λειτουργία ενός σύγχρονου μεσιτικού. Η αξιοποίηση σύγχρονων εργαλείων όπως το iHomeCRM, σε συνδυασμό με οργανωμένες εσωτερικές πρακτικές, οδηγεί σε αυξημένη προστασία, καλύτερη εικόνα προς τον πελάτη και συμμόρφωση με την ευρωπαϊκή νομοθεσία.